La Société généalogique du Nord-Ouest

« Un trésor à découvrir »

Statuts et règlements

STATUTS

Note : L’utilisation du masculin dans ce document n’a que pour unique but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.

1.0   LE PRÉAMBULE

1.1 La Société

La présente corporation est connue sous la dénomination sociale de Société Généalogique du Nord-Ouest aussi connue sous l’acronyme S.G.N.O. ou la Société.

1.2  Le siège social de la Société est situé dans la région métropolitaine  d’Edmonton, au lieu déterminé par résolution du Conseil de direction.

1.3  La Société pourra se choisir un symbole pour s’identifier publiquement; ce symbole pourra être utilisé:

  1. dans le sceau de la Société, si elle en désire un. Ce sceau servirait à authentiquer les actes officiels et les publications de la Société;  il porterait, en plus du symbole, l’inscription suivante: Société Généalogique du Nord-Ouest, Edmonton, Alberta, l’acronyme S.G.N.O., et l’année d’incorporation de la Société, soit 1991 ;
  2. dans la correspondance de la Société et dans la publicité faite en faveur de la Société ;
  3. ce sceau sera gardé et utilisé par le/la secrétaire.

2.0 LES MEMBRES DE LA SOCIÉTÉ

2.1 Catégories de membres

2.1.1 Actif  Tout individu ou famille peut devenir membre de la Société en faisant une demande d’admission accompagnée de la cotisation annuelle à la Société.

2.1.2  Honoraire : Le Conseil de direction de la Société pourra, par résolution, désigner toute personne, corporation ou organisation qui le mérite comme membre honoraire de la Société. De tels membres honoraires n’auront aucune cotisation annuelle à verser; ils pourront assister aux assemblées annuelles ou spéciales, mais ne pourront voter;  ils ne seront pas éligibles comme membres du Conseil de direction de la Société ;

2.1.3 Émérite : Le Conseil de direction de la Société pourra aussi, par résolution, désigner comme membre émérite toute personne qui s’est distinguée par ses services exceptionnels en faveur de la Société, ou encore par la remarquable qualité de ses recherches en histoire ou en généalogie ;

2.2 Cotisations annuelles 

2.2.1 Le montant des cotisations annuelles pour les membres actifs sera établi par le Conseil de direction de la Société qui en fera aussi une révision périodique, selon le besoin.

2.2.2 L’émission de carte de membres sera aussi régie par un règlement du Conseil de direction.

2.2.3 Il y a démission implicite du rang de membre actif quand un membre ne renouvèle pas sa cotisation annuelle au temps prévu ;

2.3 Expulsion d’un membre de la S.G.N.O.

3.3.1 Les membres de la S.G.N.O. peuvent, par résolution du Conseil de direction, perdre leurs privilèges au sein de la  Société, s’ils n’adhèrent pas au code d’éthique de la S.G.N.O. (voir Règlement 2.0).

3.0 RÉUNIONS DE LA SOCIÉTÉ

3.1  Assemblée générale annuelle

3.1.1  Il y aura, chaque année, une assemblée générale annuelle des membres de la Société pour revoir :

  • les activités de l’année,
  • faire les révisions nécessaires aux Statuts et règlements de la Société,
  • élire les membres du Conseil de direction, et
  • considérer autres matières telles que spécifiées dans l’avis de convocation.

3.1.2 L’assemblée générale annuelle ne doit pas avoir lieu plus tard que 90 jours après la fin de l’exercice financier de la Société qui est le 30 septembre.

3.1.3 La convocation à l’assemblée générale, se fera soit par lettre, soit dans le bulletin d’informations « SOURCES » de la Société soit par tous autres moyens convenus par le Conseil de direction.

3.1.4 Le préavis à l’assemblée générale annuelle doit se faire 30 jours avant l’assemblée.

3.1.5 Le préavis doit indiquer le lieu, la date, l’heure et items à discuter lors de la réunion.

3.1.6 Treize membres actifs présents à une assemblée générale ou représentés par procuration constitueront un quorum; ce quorum devra exister pendant toute l’assemblée.

3.1.7 Tous les membres, selon les Statuts et règlements, présents à ces assemblées ou par procuration ont le droit de vote. Le vote sera ouvert; mais à la demande de cinq membres actifs ou plus, on pourra voter par scrutin secret. Une simple majorité des membres actifs présents ou par procuration décidera des questions à résoudre.

3.1.8 Le président de la Société préside aux assemblées annuelles ou il désigne un président d’assemblée.

3.2 Réunions spéciales

3.2.1 On pourra aussi faire convoquer une réunion spéciale pour des motifs urgents et sérieux tels que des changements aux Statuts et règlements.

3.2.2  Peuvent faire convoquer une telle réunion spéciale: le président, le Conseil de direction ou un groupe d’au moins dix membres actifs de la Société.

3.2.3 Le secrétaire devra envoyer sans délai l’avis de convocation à tous les membres au moins 21 jours avant la date de la réunion spéciale, en précisant la raison de la réunion spéciale et les sujets qui y seront discutés.

3.2.4 Treize membres actifs présents à une réunion spéciale constitueront un quorum; ce quorum devra exister pendant toute l’assemblée.

3.2.5  Le président de la Société préside aux assemblées spéciales ou il désigne un président d’assemblée.

3.3 Réunions régulières du Conseil de direction

3.3.1 Les réunions régulières du Conseil de direction seront convoquées par le secrétaire, le président ou trois (3) membres du Conseil au moins huit (8) fois par année. Normalement, les activités de la Société cessent au mois de juillet et août.

3.3.2 La présence de quatre (4) directeurs constitue un quorum à ces réunions.

3.3.3 Tous membres actifs désirant y assister sont les bienvenus.

3.3.4 La date de rencontre ainsi que l’heure et sujets à discuter seront annoncés au moins 1 semaine à l’avance préférablement par courriel.

3.3.5 Le vote sera par la présence personnelle à la réunion de tous les membres actifs sauf  pour l’élection des directeurs ou amendements aux Statuts et règlements qui auront lieu à l’assemblée générale annuelle ou par l’entremise d’une réunion spéciale (Voir article 3.2)

3.3.6 Une simple majorité des voix suffit pour les décisions à prendre.

4.0 L’ADMINISTRATION DE LA SOCIÉTÉ

4.1  Conseil de Direction.

4.1.1 La Société est gouvernée par un Conseil de direction normalement composé de sept directeurs, choisis par l’assemblée annuelle pour un mandat de trois ans. Il y aura aussi un représentant des bénévoles avec droit de vote, dument choisi par ces bénévoles, pour un mandat d'un  an.

4.1.2 Le Conseil aura le pouvoir de :

  1. combler des postes vacants au sein du Conseil de direction afin de compléter le terme ou jusqu’à la prochaine assemblée générale, dépendant de lequel vient premier,
  2. démettre un membre du Conseil de direction pour cause identifiée à l’article 4.8.1 des Statuts et règlements.
  3. nommer des comités tels que le Conseil de direction croit nécessaire : cependant, il sera toujours nécessaire de nommer un Comité de nominations et de combler des postes vacants au sein de l’Exécutif (voir article 4.5.1).

4.2  Mise en candidature

4.2.1 Chaque année, au plus tard en septembre, le Conseil de direction nomme trois membres actifs qui ne sont pas membres du Conseil de direction pour former un Comité de nominations.

4.2.2 Ceux-ci auront à trouver le nombre de candidats requis pour les élections à l’assemblée générale annuelle.

4.2.3 Tout membre actif peut aussi lui-même poser sa candidature; il devra avoir alors l’appui de trois autres membres actifs.

4.3  Élections

4.3.1 A l’assemblée générale annuelle, le président du Comité de nominations fait rapport du nombre des candidatures reçues, demande s’il y a d’autres candidats, et clôt les mises en candidature.

4.3.2 S’il y a plus de candidats que le nombre de positions ouvertes au Conseil de direction, on procèdera à l’élection du nombre de conseillers requis.  

4.3.3 Chaque scrutin secret remis par les membres actifs présents à la réunion ne devra porter plus d’un, deux ou trois noms, selon le besoin.

4.4 Vacance

4.4.1 Une vacance peut être créée au sein du Conseil de direction par la démission d’un directeur.  

4.4.2 Lorsqu’il y a vacance dans le Conseil de direction, à cause de démission, celui-ci choisira un autre membre actif pour combler le poste jusqu’à la prochaine réunion générale annuelle.

4.4.3  Le Conseil de direction élira alors un membre actif pour compléter le mandat original.

4.5 Première réunion régulière du Conseil de direction

4.5.1 Après l’assemblée générale annuelle, à la première réunion régulière du Conseil de direction, celui-ci se donnera un  Comité Exécutif composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et  d’un trésorier.

4.5.2 Ceux-ci s’occuperont des opérations journalières de la Société entre les réunions régulières.

4.5.2. i Le président:

  • est le représentant officiel et porte-parole de la Société;
  • exerce le contrôle et l’autorité nécessaire au fonctionnement de la Société;
  • dirige les débats aux réunions régulières du Conseil de direction;
  • en cas de partage des voix, son vote est prépondérant;
  • est fondé de signature de la Société;
  • est membre d’office de tous les comités, sauf celui de mise en candidature;
  • présente son rapport aux membres à l’assemblée générale annuelle.

4.5.2. ii Le vice-président:

  • assume les fonctions du président en l’absence de celui-ci
  • est fondé de signature de la Société,
  • de plus le Conseil de direction peut lui conférer des tâches spéciales.

4.5.2. iii Le secrétaire:

  • doit rédiger et conserver le procès verbal de toutes assemblées;
  • convoque les assemblées annuelles et spéciales et les réunions du Conseil de direction;
  • prépare, avec le président, l’ordre du jour pour ces réunions;
  • garde en sécurité les archives de la Société;
  • tient à jour une liste des membres actifs de la Société;
  • ouvre la correspondance et l’achemine aux personnes appropriées;
  • assume la présidence en l’absence du président et du vice-président;
  • son mandat terminé, remet le dossier complet de son secrétariat aux archives de la Société.

4.5.2. iv Le trésorier:

  • est fondé de signature de la Société;
  • reçoit toutes les sommes dues et les dons;
  • fait tout les paiements autorisés par le Conseil de direction ou le Comité exécutif;
  • fournit, quant cela est requis par les Conseil de direction, l’état de finances de la Société;
  • son mandat terminé, remet le dossier complet des états financier de la  Société aux archives de la Société.

4.6  Les directeurs

4.6.1 Les directeurs assument les fonctions et tâches qui leur sont confiées par le Conseil de direction.

4.7 Directeurs adjoints. 

4.7.1 Le Conseil de direction peut se choisir des conseillers adjoints pour entreprendre certaines tâches précises, par exemple, pour diriger un projet, servir de vérificateurs des livres de la Société, servir de greffier aux réunions, etc. Ceux-ci auront voix et vote, mais seulement dans les délibérations qui touchent la tâche qui leur a été confiée.

4.8 Démettre un directeur de ses fonctions

4.8.1 Le Conseil, par voix majoritaire, peut expulser un de ses membres qui ne remplie pas ses fonctions. Le Conseil de direction avisera par écrit à n’importe quel des ses directeurs qu’il sera démis de ses fonctions à cause de négligence de ses fonctions ou par l’absence non-motivée, après être dument convoqué, à trois (3) réunions régulières consécutives du Conseil.  La décision de démettre le directeur de ses fonctions sera décidé par simple majorité  à une réunion régulière du Conseil de direction. Le directeur démis a droit à appel soit par écrit au Conseil de direction ou à l’assemblée annuelle.

5.0  DISPOSITIONS FINANCIÈRES

5.1 L’année budgétaire ou fiscale

5.1.1 L’année fiscale de la Société est du 1er octobre au 30 septembre.

5.2 Comptabilité

5.2.1 Le Conseil de direction de la Société confiera au trésorier (ou une autre personne sous le contrôle du trésorier) les livres de comptes de la Société; 

5.2.2 On y entrera le détail des fonds reçus et déboursés, toutes les transactions fiscales de la Société, ainsi que les dettes et obligations.

5.2.3 Ces livres de comptes ainsi que les comptes courants de la Société seront accessibles, sur demande au trésorier ou au Conseil de Direction, à tous les membres actifs de la Société.

5.3  Vérification de l’état financier.

5.3.1 L’état financier de la Société sera vérifié chaque année avant la réunion générale annuelle.  Deux membres actifs compétents qui ne sont pas membres du Conseil de direction seront choisis par le Conseil pour faire une vérification des livres de la Société.

5.4  Argents reçus

5.4.1 Tous les argents reçus par la Société seront déposés au compte de la Société dans une institution financière choisie par le Conseil de direction.

5.5   Déboursés

5.5.1 Les déboursés de la Société seront normalement fait par chèque bancaire.

5.6   Dépenses

5.6.1 L’approbation du Conseil de direction de la Société est requise pour toute dépense au delà de 200,00 $.

5.7  Emprunts  

5.7.1 La Société ne peut ni prêter ni emprunter des fonds au cours de son exercice financier.

5.8  Rémunération 

5.8.1 Les directeurs de la Société ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat.

5.8.2 Le Conseil de direction peut cependant adopter une résolution visant à rembourser un directeur pour les dépenses encourues dans l’exercice de sa fonction.

6.0 AUTRES DISPOSITIONS.

6.1 Amendement aux Statuts et règlements.

6.1.1 Des changements ou révisions à ces Statuts et règlements de la Société peuvent être faits à l’assemblée générale annuelle sur recommandation du Conseil de direction ou à la convocation d’une réunion spéciale.

6.1.2 Les changements proposés peuvent provenir de l’initiative du Conseil de direction ou de la demande écrite d’un groupe de 12 membres actifs.

6.1.3  Tous les membres de la Société devront être avisés par écrit des changements proposés au moins 30 jours avant la réunion annuelle.

6.1.4 Tout amendement aux Statuts et règlements de la Société exige l’approbation de trois-quarts (3/4) des membres actifs présents à la dite réunion.

6.2 Dissolution.  

6.2.1 En cas de dissolution de la Société, après acquittement des dettes et  remise à qui de droit les articles prêtés ou confiés à la Société, tous les biens seront transmis à un autre organisme culturel à but non lucratif de la région métropolitaine d’Edmonton ou environs qui poursuit des buts semblables à ceux de la Société.

6.3 Autres activités

6.3.1 Au moins cinq (5) fois par année, il y a normalement une activité convoquée par le Conseil de direction pour les membres de la Société et/ou le grand public, par exemple : portes ouvertes, ateliers, conférences et ainsi de suite.

6.4 Langue officielle 

6.4.1 Le français sera la langue officielle de communication, autant que possible, pour toutes délibérations ou réunions de la Société.

6.5 Texte officiel

6.5.1 Le texte français de ces Statuts et règlements sera considéré comme texte officiel de la Société.

7.0 APPLICATION DE CES STATUTS ET RÈGLEMENTS

7.1 Ces statuts et règlements supplanteront et remplaceront tous amendements, Statuts et règlements antérieurs.

7.2  Ces statuts et futurs amendements entreront en vigueur dès qu’ils auront reçu l’approbation affirmative des membres selon article 3.1.1 des Statuts et règlements et autres exigences légales.


RÈGLEMENTS

1.0 MANDATS DE LA SOCIÉTÉ

Les mandats de la société sont :

1.1   d’assister toute personne intéressée à la généalogie et à l’histoire familiale canadienne française,

1.2   d’établir et développer un centre de recherche de généalogie franco-canadienne qui sera ouvert au public et qui sera doté des outils nécessaires à la recherche,

1.3   de promouvoir un intérêt public à la généalogie par des conférences, des ateliers et des expositions, localement et dans les régions rurales environnantes,

1.4   de conserver les ressources historiques et de promouvoir la recherche généalogique par la création de répertoires locaux à partir des journaux, des registres paroissiaux et autres sources.

2.0  LE CODE D’ÉTHIQUE DE LA SOCIÉTÉ

2.1  Tous les chercheurs en généalogie doivent respecter le caractère confidentiel des instruments de recherches qu’ils sont appelés à consulter au cours de leurs recherches. A cette fin, ils se doivent de ne divulguer aucune information pouvant porter préjudice aux personnes concernées par les dits documents.

2.2  Tous les généalogistes doivent respecter les fiches, livres, répertoires ou autres instruments de recherche dont ils se servent dans leur travail. Ils ne doivent ni les subtiliser, ni les mutiler ou les abimer. Ils ne doivent pas les crayonner, les annoter ou les corriger, même s’ils sont convaincus que ces documents sont erronés. Ils pourront pourtant documenter ce qu’ils croient être erroné et en avertir l’archiviste ou bibliothécaire de la Société pour améliorer les services rendus par la Société.

2.3  Les généalogistes s’engagent à respecter les normes et règlements établis par les centres de recherche (archives, bibliothèques).

2.4  Les généalogistes doivent en tout temps respecter la propriété intellectuelle des documents avec lesquelles ils travaillent:

  • en ne s’appropriant pas le travail d’une autre personne en tout ou en partie sans sa permission;
  •  en citant les sources qu’ils ont consultées pour l’élaboration de leur travail;
  •  en respectant l’embargo établi pas les autorités compétentes, civiles et ecclésiastiques, sur la publication de documents et informations à teneur délicate.

2.5 Les chercheurs en généalogie se doivent d’être suffisamment impartiaux et honnêtes pour ne pas sciemment déformer, camoufler ou exagérer les informations qu’ils ont recueillies dans les divers documents consultés; cela, sans préjudice au droit qu’ils ont de les critiquer ou même de les contredire au moyen d’autres sources.

2.6  Les généalogistes se doivent d’entretenir une saine collaboration avec les autres généalogistes et les diverses sociétés de généalogie afin d’éviter toute publication inutile de travaux.

2.7  Les généalogistes, de pair avec les recherches pour leur profit personnel, doivent s’efforcer de s’attaquer à des travaux de nature générale qui feront progresser la généalogie ou les disciplines connexes.

2.8 Tout généalogiste qui a terminé une étude qui fait avancer la science généalogique doit s’efforcer de la publier ou de la faire publier ou, au moins, en déposer une copie à la bibliothèque de la société généalogique.

2.9  Les généalogistes qui s’engagent à travailler pour quelqu’un d’autre, moyennant rémunération ou autre considération, doivent:

  • définir, à l’avance, le montant approximatif de la contrepartie qu’ils ont l’intention d’exiger;
  • bien souligner à cette personne les difficultés que peut représenter un tel travail;
  • doit indiquer clairement toutes les lacunes que comporte le travail qu’ils ont effectué, lors de la présentation de leur rapport de recherches;
  • présenter les faits de la façon la plus objective possible, en indiquant à cette personne s’il existe d’autres sources qui, au meilleur de leur connaissance, pourraient venir confirmer ou infirmer les conclusions de leur travail.

2.10  Les généalogistes reconnaissent que leurs actions et leur travail en généalogie reflètent sur l’honneur de leur Société. En conséquence, ils reconnaissent à celle-ci le droit de leur imposer une sanction suite à tout manquement de leur part.

2.11  Les membres de la S.G.N.O. ne peuvent prétendre, directement ou indirectement, pouvoir publier leurs travaux sous l’égide ou le patronage de la S.G.N.O. sans en avoir obtenu au préalable la permission expresse et écrite du Conseil de direction de la S.G.N.O.

3.0  CRITÈRES POUR ACCORDER UN DON (le 28 novembre 2005)

3.1  Les fonds du casino sont premièrement pour le bon fonctionnement de la SGNO.

3.2  Les dons provenant des fonds du casino sont accordés selon les règlements du ‘Alberta Gaming and Licence Commission’.

3.3  Les dons sont accordés à des organismes à but non lucratif pour des projets ou activités reliés à la généalogie, à l’histoire, au patrimoine ou au bien-être de la communauté. 

3.4  Les dons sont accordés aux organismes à but non lucratif qui n’ont pas accès à des fonds de casino.

3.5  Autres demandes seront considérées d’après leur mérite.